BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI
Nama Kelompok :
2. Ineu Maelani (13210547)
1)
Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri
atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan,
nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2) Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada
umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali
apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan
tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi,
bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan
bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan,
tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim
surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau
nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal
selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat.
Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup
satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari
sepuluh.
5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok
dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa
hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali
untuk judul surat berjudul
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata
tugas ditulis dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan
kalimat
6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat.
Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada
sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak
selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus
diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman,
kolega atau relasi kerja.
2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu
lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.”
tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau
jabatan seseorang.
c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama
orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang
dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
Contoh 2)
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya No. 62
Jakarta Pusat
Contoh 3)
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Medan 15320
Sumatera Utara
d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda
titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang
tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos
dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos
dan Giro).
7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan
tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya
salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.
8) Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian
penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui
berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka
sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang
dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat.
Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung
pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian
inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima
kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin
disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat,
tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun
salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat
wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam
surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya
tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk
menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila
penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan
sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak
boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
11) Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui
isi surat tersebut.
http://kanayasalitaareamuda.blogspot.com/2012/05/bagian-bagian-surat.html